Specialistsäljaren Andreas är en van distansarbetare. De senaste åtta åren har han arbetat för Cellip från sitt hemmakontor, åtskilliga mil från huvudkontoret i Stockholm. Vi har sedan länge, av naturliga skäl, kunnat tillhandahålla de digitala verktyg som krävs för att medarbetare ska kunna distansarbeta effektivt. I den här artikeln får du Andreas tips för arbete utanför kontoret.
En grundförutsättning för att medarbetarna ska kunna distansarbeta är att företaget förser dem med rätt verktyg eller plattform. Det är något som många organisationer blivit varse den senaste tiden i en omfattning som aldrig tidigare skådats. Användningen av Microsoft Teams har ökat dramatiskt.
Vi tillhandahåller som bekant telefoni till Microsoft 365 (f.d. Office 365). Därför hårdtestar vi sedan några år tillbaka allt nytt i Microsoft Teams. Dessförinnan hade vi Skype for Business och innan dess Lync.
Även om nuvarande situation är extrem och inte kommer att vara för alltid, så finns det några aspekter som påverkar effektiviteten i distansarbete. Vissa saker blir speciellt viktiga i de fall medarbetaren jobbar ofta eller alltid på distans och när distansarbetet är långvarigt.
9 tips för att kunna arbeta effektivt på distans
Här är Andreas tips för att kunna arbeta effektivt utanför kontoret:
- Använd företagets digitala verktyg på rätt sätt! Är du osäker så ta ett par minuter och kika under hjälpavsnittet i Teams. Där hittar du konkreta instruktionsfilmer som hjälper dig att få mer nytta från Teams.
- Se till att du har rätt hårdvara, som exempelvis ett headset, av både ergonomiska och effektivitetsskäl. Hårdvaran bör vara rätt certifierad för er Teams och rätt för dig!
- Se till att du har en bra kontorsstol.
- Använd bredband/nätverkssladd om du har möjlighet. Säkra annars upp att ditt Wi-Fi har bra signal och fungerar för dina och företagets behov.
- Gör ett testsamtal med Teams inbyggda funktion om du är osäker på din ljudkvalité.
- Slå på video i dina samtal och möten. Det ger ytterligare en dimension till dina samtal och för dig närmare den eller de du har möte med.
- När du använder video, se till att ljusförhållandet är bra så att du inte syns bara som en mörk siluett på skärmen.
- Använd en behaglig bakgrund vid video, till exempel genom att slå på Teams inbyggda funktion för att ”blurra” bakgrunden.
- Gör ett schema med hållpunkter för din dag.
En distansarbetares dag
Så här ser en typiskt dag ut för Andreas. Tiden mellan de angivna hållpunkterna består av möten med kollegor, kunder och partners och annat som hör till Andreas arbetsuppgifter inom försäljning.
07.30 Gå ut ur huset – Andreas går ett varv runt kvarteret och hem igen! Detta för att komma in i ”work-mode” och för att det ska kännas som att han ”går till kontoret”.
07.45 Planera – Kolla igenom planeringen för dagen, avbokningar/ombokningar av möten.
08.00 Arbetsdagen startar
10.00 Ta rast – Tiden är inte så viktig men lägg in 10-15 min rast på förmiddagen Lämna ditt rum/skrivbord.
12.00-13.00 Lunch
15.00 Ta rast – Tiden är inte så viktig men lägg in 10-15 min rast på eftermiddagen. Lämna ditt rum/skrivbord.
17.00 Avsluta – Gå ut en runda och sedan hem igen.
– Det är perfekt för att ”rensa” skallen och för att avsluta arbetsdagen, säger Andreas och fortsätter:
– Annars är det lätt hänt att man glömmer att sluta jobba och klockan blir snabbt både 18.00 och 19.00.
Rutiner, schema och pauser
Sammanfattningsvis är det bra att sätta rutiner, ha ett inrutat schema och se till att ta pauser när du distansarbetar. Sedan sker interaktionen med andra via exempelvis chatt och digitala möten.
