Låt oss gå rakt på sak. Digitala möten sparar tid, pengar och minskar miljöbelastningen. Men det är inte bara långa resor mellan Göteborg och Gävle, för att delta i ett ineffektivt möte, som elimineras med Teams och telefoni i Teams. Det finns stora vinster i att anamma ett modernt arbetssätt när det gäller kommunikation och samarbete även för de med mer lokal verksamhet – särskilt kommuner.
Kommuner har en komplex verksamhet
De flesta företag kan enkelt ritas upp i ett block-diagram som beskriver verksamheten. Kommuner å andra sidan har en komplex och vidsträckt verksamhet med olika förvaltningar och verksamheter som ska samverka så effektivt som möjligt med ett ständigt öga på budgeten.
En centraliserad administration som behöver kommunicera med utspridda verksamheter och enheter runt om i kommunen blir snabbt en kommunikativ utmaning.
Lösningen idag är allt för ofta flera frekventa transporter för att träffas och stämma av i verksamheten. Korta resor som kostar inte bara i tid, effektivitet och pengar utan även i ett ökat klimatavtryck. Ett kort möte tar oftast mer tid för transport i anspråk än själva mötet, även om det på kartan är korta avstånd. Korta resor med bil betyder dessutom många kallstarter – en känd miljöbelastning.
Det spontana mötet blir möjligt med telefoni i Teams
Hur många möten som är effektiva och genererar resultat och hur många som är ostrukturerade och meningslösa är svårt att bedöma och beror helt på hur strukturerad mötesorganisatören är. Men ibland kan faktiskt de spontana mötena vid kaffebryggaren generera både idéer och lösa problem. Om verksamheterna är geografiskt utspridda förekommer tyvärr inte dessa möten, men genom telefoni i Teams blir de möjliga. Ett samtal där flera enkelt kan bjudas in att delta, och det startas av en grön prick i kontaktlistan.
En närbesläktad utmaning i ett fysiskt möte är möjligheten att under en del av mötet kunna kalla in en expert för att svara på några snabba frågor. Oddsen för att experten finns i huset är nog ganska liten. I Teams är de bara en knapptryckning bort och det går lätt att se vem som är tillgänglig att svara på frågor.
Medarbetarna är den viktigaste resursen
Alla medarbetare på kommunen har något att erbjuda: kunskap, erfarenhet eller inspiration – annars skulle de inte jobba på kommunen. Med en etablerad och lättanvänd plattform för kommunikation kan alla vara med och förbättra verksamheten genom att det blir möjligt för dem att dela sin erfarenhet och kunskap med alla på kommunen.
Medarbetare på fältet behöver inte åka in till kommunhuset en gång i veckan för avstämning med verksamhetschefen. Det blir för många enklare att arbeta hemifrån eller där de befinner sig. En handläggare som besöker ett boende ute i kommunen behöver inte skynda tillbaka till kontoret utan kan arbeta och rapportera av snabbt och effektivt.
Attraktivt att vara grön och flexibel
Kommunen är ofta en stor arbetsgivare och behöver kvalificerade personer som medarbetare. Att arbeta på ett traditionellt sätt med kontorsbundet arbete lockar få unga. Den yngre generationen har ofta ett miljöfokus i allt de gör: vilka varumärken de köper, var de väljer att arbeta och hur de själva agerar i sin vardag.
Genom att skaffa en modern och grön profil på din kommun blir den en mer attraktiv arbetsplats för både nya och etablerade talanger. Digitala möten och moderna samarbetsverktyg är viktiga komponenter i att bygga en attraktiv arbetsgivarprofil.
En plattform för telefoni, samarbete och möten räddar världen
Samarbetsplattformar som Teams kan kännas omständliga att börja använda i en så komplex miljö som i en kommun. Det finns dock mycket att vinna och ni behöver inte göra allt på en gång.
Ett bra sätt att börja är att ringa i Teams. Steget till chatten är då kort och ni kommer se att mejlen minskar – vilket kommer göra många glada. I Teams sparas chatten och är sökbar för alla i arbetsgruppen så ingen information går förlorad.
I Teams blir det också möjligt att samarbeta i dokument istället för att mejla och du ser snabbt hur effektivt och enkelt det är att hålla information samlad och uppdaterad.
Att byta ut ett fysiskt möte i veckan mot ett digitalt kommer ge direkt effekt genom minskat resande och därmed minskade utsläpp.
Att se vem som är tillgänglig för chatt, samtal eller möte gör att du bli effektivare då du slipper ringa till röstbrevlådor.
Genom att börja arbeta flexibelt där det är möjligt gör också att din kommun blir en attraktivare arbetsgivare. Låt medarbetarna använda den enhet som passar dem bäst i stunden, mobilen, plattan eller datorn – glada medarbetare är bra medarbetare.
