Under hösten 2019 skrev Konjunkturinstitutet den dramatiska rubriken ”Högkonjunkturen är över”. När ekonomin saktar in minskar hushållens köpkraft och arbetslösheten ökar vilket leder till minskade anslag och skatteintäkter för kommunerna. För kommuner blir det än mer viktigt att göra mer med mindre resurser, tid och pengar.
Hur kan digitalisering spara pengar?
Att göra investeringar i tider när besparingar står högt på agendan kan låta konstigt, men när det gäller satsningar på digitalisering kan det leda till stora effektiviseringsmöjligheter och besparingar på sikt.
Anders Boustedt är digitaliseringskonsult med bred bakgrund. Från början en journalist men som sedan skolade om sig och började jobba med IT. Anders arbetade sig upp till olika IT-chefspositioner på Sveriges Radio och gick sedan vidare till Varbergs kommun. Numera är han digital strateg och tillsammans med teamet på Cellip hjälper han kommuner att bli mer digitala för att kunna jobba smartare. Han vet att digitalisering är en förutsättning för kostnadseffektivt arbete.
— Den digitala transformationen handlar om att bli effektivare och samarbeta på smartare sätt. Med minskande intäkter måste kommunerna förvalta våra offentliga medel på ett kostnadseffektivt sätt, vilket digitaliseringen möjliggör, berättar Anders.
Om administration och kommunikation inte är verksamhetsanpassad försvinner mycket av effektiviteten. När gamla rutiner och en ”så har vi alltid gjort” mentalitet är rådande blir det svårt att engagera medarbetarna och effektiviteten urholkas.
Som exempel berättar Anders att det är stor skillnad på förr och nu när det kommer till kommunikation och telefoni. Förut var telefonen en telefon och IT bestod av dator och skrivare – och aldrig möttes de två. Idag är allt digitalt och allt kan samverka i ett och samma system.
För de kommuner som inte anammar ny teknik och börjar jobba på nya smartare sätt, ser Anders flera återkommande utmaningar:
De fem vanligaste utmaningarna som dränerar effektiviteten
- Epostsunamin. Det väller in mejl i allas mejlboxar. Viktig kommunikation blandas med social interaktion och mejl som närmast kan betraktas som spam. Allt i en kanal gör att den svämmar över.
- Diskussioner i chattar som inte sparas eller går att spåra. Det kan till exempel röra sig om appar i telefonen. Den som inte är med får aldrig ta del av informationen som delades.
- Filer mejlas fram och tillbaka och snabbt är det näst intill omöjligt att veta vilken version som är den senaste och vem som har tillgång till dokumentet.
- Fysiska möten kostar tid, pengar och miljö när deltagare reser för att delta. Även om ett möte sker i samma stad är det resursslösande.
- Möten blir till informationsöar. De som inte var med på ett möte har svårt att ta del av det som sades under mötet. Anteckningar är ofta svåra att komma över, om någon nu förde anteckningar.
Många kommuner har kommit en bit på digitaliseringsvägen men brottas fortfarande med tidstjuvar och effektiviseringsgap. Genom att knyta samman kommunikation och samarbete i en samarbetsplattform går det att uppnå effektiveringsvinster. Det finns flera samarbetsplattformar som är molnbaserade och som knyter samman medarbetare och kommunikation på ett effektivt sätt.
Oron kring molnet
Kommuner hanterar mycket persondata och känslig information. Att flytta ut den i molnet får många magar att knyta sig, även om den inställningen börjar mattas av i takt med ökat säkerhetsfokus från molntjänsteleverantörer som Microsoft. Frågor uppstår om vem som har tillgång till data och hur stor risk det finns för dataläckage. Motfrågan kan ju vara: Hur säker är data i den gamla servern i källaren?
— GDPR har varit en väldigt bra väckarklocka för många. Både kommuner och leverantörer av IT-system och tjänster har skärpt sig. Det slarvas inte så mycket längre och hanteringen av persondata har blivit mycket bättre, berättar Anders.
Att gå till molnet är en ledarskapsfråga
Många kommuner har tagit steget till Office 365, men få känner till de enorma möjligheter som finns tack vare samarbetsplattformen Teams där chattar, dokument och telefoni kan samfungera på ett sätt som är positivt för kommuner och kan skapa stora effektiviseringsvinster.
— Det är väldigt mycket en ledarskapsfråga. Det är en stor förändringsresa som kommunerna måste ge sig ut på och det är förändringen som är det svåra. Tekniken är det enkla, den finns och den fungerar. Hur ska chefen får medarbetarna att förstå den stora nyttan med förändringsresan som måste göras så att de entusiastiskt kastar sig upp på tåget? Det är 10 000 kr frågan, avslutar Anders.
Vi på Cellip vill hjälpa kommuner att effektivisera sin kommunikation och sitt samarbete med moderna verktyg som knyter samman allt i ett lättarbetat gränssnitt. Kontakta oss så berättar vi mer om hur din kommun kan testa telefoni i Teams i ett så kallat Proof of Concept.
