Så går du från fysiska till digitala möten och får ut mer av arbetsdagen

/, Office 365/Så går du från fysiska till digitala möten och får ut mer av arbetsdagen

Så går du från fysiska till digitala möten och får ut mer av arbetsdagen

Fysiska möten är fantastiska när den personliga relationen står i centrum och kommer fortsatt spela en viktig roll på de flesta företag. Behöver alla möten vara fysiska? Digitala möten, Skype-möte, Teams-möte, Webex-möte, online-möte – kärt barn har många namn, det viktiga är att inte se det digitala mötet som ett fysiskt möte i en digital kanal – det är mycket mer.

Mötesveteranerna tittar på digitala möten

Cellips vd Esko Airas och specialistsäljaren Andreas Adolfsson har under sin tid på Cellip inte bara följt med i utvecklingen kring digitala möten utan även varit drivande i kundernas resa mot effektivare online-möten. Vi sitter ner och tittar tillsammans på hur mötet har utvecklats och inte bara fått nya kanaler, utan en helt ny nivå av effektivitet.

– Fysiska möten är fantastiska för att skapa relationer, Samtidigt blir det lätt för mycket socialt snack, tiden rinner snabbt iväg så att bara cykelställsfrågor hinns med och allt för många missar att fatta beslut på mötena, berättar Esko.

Hur såg det ut när ni började med digitala möten?

– Det var ganska knöligt. Ingen behärskade tekniken och det var många enheter som skulle startas. Varifrån kommer ljudet? Hur visar vi presentationen? Vem är inloggad? Många möten började med rundgång och eko, berättar Andreas.

Fungerar online-möten bättre idag?

– Helt klart. Tekniken har blivit bättre, användarna har vant sig och uppkopplingarna är stabilare. Men fortfarande finns det en utmaning i att deltagarna måste förbereda sig. Kanske är inte rätt app installerad eller så strular inloggningen. Många glömmer att de behöver fem minuter att förbereda sig innan mötet, säger Esko.

Vad fungerar lite sämre online än i ett fysiskt möte?

– Det är lättare att bjuda in för många deltagare. En ”lika bra att alla är med”-attityd, som på mejl, fyller mötet med för många deltagare och gör det segarbetat, svarar Andreas.

Låt oss fokusera på det positiva med ett online-möte.

– Med till exempel ett Teams-möte är det mycket enklare att hoppa in och ut ur ett möte. Alla behöver inte sitta med och lyssna på alla punkter, berättar Esko.

– Jag blir ofta spontant inkallad i digitala möten för att ge mitt perspektiv på en fråga. I Teams är det väldigt lätt se om en person du vill ha input ifrån är online och som snabbt kan hoppa in i mötet, fyller Andreas i.

Något annat som blivit bättre när digitala möten ersatt telefonkonferenser?

– Tekniken att dela information. Chatten samlar frågor, en digital whiteboard och med video i mötet blir det mer fokus och närvaro bland deltagarna. Med delade dokument är det nu lättare att sammanställa mötesanteckningarna och dela dem med deltagarna, svarar Esko.

– Det finns nya verktyg som till exempel Teams Rooms System. Då är det bara att tända en skärm, trycka på Join meeting och är du igång, berättar Andreas.

Har våra möten blivit effektivare i och med digitala möten?

– Både ja och nej. Det har blivit mycket lättare och smidigare att ha möten, men för den skull har de inte blivit effektivare. Grunden för ett effektivt möte är inte hur det hålls utan att det har ett tydligt syfte. Fråga dig om mötet faktiskt är nödvändigt. Kan det flyttas till en annan kanal som chatt eller sammarbetsplattform? resonerar Esko.

Andreas och Eskos tips för effektivare digitala möten

  1. Kommunicera syftet med mötet till alla deltagare. Sätt en tydlig agenda och håll er till den.
  2. Starta mötet i tid genom att erbjuda flera sätt att koppla upp sig – online och på telefon.
  3. Samla all kommunikation kring mötet på en plats, såsom anteckningar och det inspelade mötet.

Här kan du ta del av en checklista för digitala möten och vi lovar att ditt nästa möte kommer att vara mer produktivt och givande!

By |2020-02-12T18:27:31+00:00februari 12th, 2020|Microsoft Teams, Office 365|0 Comments

Om skribenten:

VD för Cellip. Skapar lönsamhet åt kunder och partners genom nya och beprövade telekommunikationslösningar. Över 25 års erfarenhet att ligga i framkant för att hjälpa kunder med telefonilösningar.