Fastna inte i mejlboxen och röstbrevlådan, det finns bättre sätt att kommunicera

/, För IT, Microsoft Teams/Fastna inte i mejlboxen och röstbrevlådan, det finns bättre sätt att kommunicera

Fastna inte i mejlboxen och röstbrevlådan, det finns bättre sätt att kommunicera

Trots att många företag använder Office 365 så är det få som installerat Teams-appen och än färre som kommit igång med Teams i den dagliga verksamheten. Office 365 är så mycket mer än Word och Excel, det finns en rad funktioner och appar som effektiviserar arbetet och som i slutändan kan stärka affären.

De som redan är igång med Teams är ofta positiva och ser snabbt resultat i effektivitet och produktivitet, vilket också kan ge ett försprång gentemot konkurrenterna. Därför är det smart att ta lärdom av de som redan kommit en bra bit på vägen och dra nytta av deras erfarenheter. En stor utmaning är att gå från gamla invanda rutiner när det gäller att ringa och mejla, till att kommunicera på nya sätt.

Varje förändringsresa behöver ett tydligt mål

Vinsterna med att byta arbetssätt blir påtagliga och mätbara först när alla är med på tåget. Om en avdelning med nyfikna medarbetare byter arbetssätt och testar ett nytt verktyg men resten av företager rullar på i gamla hjulspår uppstår ingen större vinst för organisationen. Ett bra första steg är att definiera ett mål och en plan för förändringen. Tänk på att inte försöka göra allt direkt. Ta små steg så att medarbetarna själva kan hitta bästa vägen mot det gemensamma målet. Det viktiga är inte verktyget som används utan att få kontroll över det som begränsar effektiviteten. Vanligtvis nämns mejlen, den hierarkiska och ofta röriga mappstrukturen på filservern samt alla fysiska möten som bromsklossar för produktiviteten. Många gånger kan det vara svårt att sätta mål om insikten om vad Teams kan erbjuda saknas, och då är det bra att ta hjälp av en partner som hjälper till i det arbetet.

Få större utväxling på investerad tid

En annan utmaning i förändringsarbetet är att ta sig tid att gräva djupare för att hitta alla smarta funktioner och arbetssätt som effektiviserar. I dagens stressade arbetsmiljö kan det till och med vara svårt att avsätta en halvdag till utbildning trots att det i förlängningen kan ge mångt mer tillbaka i sparad tid och minskad frustration. Genom att dela kunskap internt om gemensamma riktlinjer och arbetssätt blir det enklare för grupper att samarbeta med varandra och andra avdelningar. När en medarbetare byter arbetsgrupp går det snabbare att komma in i arbetet och bli produktiv då man känner igen arbetssätten.

Samarbetsplattformar är det nya svarta på kontoret

De flesta som har kommit igång med Teams använder främst funktionerna för chatt och online-möten, vilket bara är en liten del av funktionaliteten. Teams är den centrala samarbetsplattformen för alla typer av kommunikation och samarbete — med chatt, konversationer, telefoni, videomöten, fildelning, planeringsverktyg och mycket mer som knyter samman företaget. Under skalet på Teams finns bland annat SharePoint, formulär- och analysverktyg samt en mängd andra funktioner och möjligheter tack vare plattformens öppna API (gränssnittet mellan olika appar och system).

Teams styrka ligger i dess användarvänlighet. Det är lätt att komma igång när man har ett mål och en plan. Det som oftast drar igång användningen av Teams på ett företag är chatten då den avlastar mejlen, något många upplever urholkar effektiviteten. Efter chatten kommer fildelning och planeringsverktyg. När mer av arbetet samlas i Teams vill användarna oftast succesivt få in fler funktioner i appen, där telefoni integrerad i Teams är ytterligare ett steg för att sy ihop all kommunikation. Enkelheten i att ha en central punkt för all information, kommunikation och interaktion lockar med klara fördelar. I chatten är det tydligt vilken status en användare har, vilket gör att lotteriet med att ringa från telefonen där mottagarens status är helt okänd känns lite gammaldags.

Tre tips till företag som är igång men vill komma vidare med Teams

  • Bestäm ett mål för vad ni vill uppnå och skapa en gemensam plan för att nå dit. Intresset och drivkraften för att börja använda Teams kommer ofta underifrån i en önskan om att samarbeta effektivare. Ta fram ett gemensamt ramverk för samarbetet.
  • Låt medarbetarna hitta sin kommunikationsform inom givna ramar som passar gruppen, må det vara chatt, konversation i grupper och kanaler, eller telefoni direkt i Teams.
  • Satsa på utbildning. När tekniken är på plats måste alla in i det nya arbetssättet. Använd gärna olika plattformar och paketeringar av utbildningen: allt från klassrum till instruktionsvideo anpassat för mobila skärmar. Skapa utbildningsplaner utifrån individens olika behov.

Samarbetsplattformen Microsoft Teams används redan av många, men frågan du bör ställa är: Nyttjar ni möjligheterna fullt ut? Går samarbetet att förbättras och effektiviseras ännu mer? Genom att sätta mål, jobba strukturerat och få med alla på tåget och hela organisationen kommer ni snart att arbeta effektivare tillsammans.

 

Vill du utnyttja Teams fulla potential som kontorets centrala kommunikationsverktyg? Vinsterna med att gå hela vägen från chatt, via dokumentdelning, till telefoni är stora. Kontakta oss så berättar vi mer om hur telefoni i Teams kan lyfta er kommunikation.

By |2019-04-05T17:20:15+00:00april 5th, 2019|För HR, För IT, Microsoft Teams|0 Comments

Om skribenten:

VD för Cellip. Skapar lönsamhet åt kunder och partners genom nya och beprövade telekommunikationslösningar. Över 25 års erfarenhet att ligga i framkant för att hjälpa kunder med telefonilösningar.