Varbergs kommun upplevdes som otillgängliga och dåliga på att svara i telefon, visade undersökningar för ett antal år sedan. Det här var bakgrunden till bytet av telefonilösning. När den gamla telefonväxeln skulle ersättas så var det tillgänglighet som stod i fokus. Här får du ta del av Varbergs kommuns resa mot Teamstelefoni via Skype för Företag; utmaningarna och framgångsfaktorerna.
År 2008 fick Anders Boustedt, då IT-chef på Varbergs kommun, i uppdrag att upphandla en ny telefonväxel. Den skulle ersätta den man köpt 1996 tillsammans med kommunen i Kungsbacka.
Från traditionell telefoni till Teamstelefoni via Skype för Företag
Anders berättar att de tog hjälp externt och gjorde en kartläggning av vad de behövde.
– Vi kom ganska snabbt fram till att vi lockades av möjligheten att kunna använda många olika sätt att kommunicera med varandra enkelt, på både datorn och mobilen, och utan att behöva hoppa mellan olika webblösningar, säger han.
Följande saker var viktiga för dem:
- En modern lösning med närvarokoll – för att slippa slösa tid på att kontakta medarbetare som är upptagna
- Digitala möten – som är snabba att skapa med ett knapptryck i kalendern och minskar behovet av fysiska möten
- Bra telefoni
- Snabbmeddelanden (chatt) – som ett alternativ för att skicka korta, snabba meddelanden och minska mängden epost
- Video – för att kunna köra videomöten eller konferenser och minska resandet
- Konferenser utan maxantal och utan att behöva beställa i förväg
- Kunna samarbeta smidigt internt och externt
Valet föll på Skype for Business-telefoni och projektet döptes till Miljösmart Kommunikation.
Övergången från traditionell telefoni till telefoni i Skype för Företag genomfördes för några år sedan. Nästa steg för Varbergs kommun är att gå från Skype in i Teams-telefoni.
– Det är enkelt att kommunicera i Skype för Företag och ännu enklare i Teams, vilket är kul att det sker en utveckling, säger Anders och fortsätter:
– Nu är vi redo att gå vidare och sugna på nästa steg, att kasta oss in i Teams-telefoni.
Miljösmart kommunikation
Så varför kallades projektet på Varbergs kommun för miljösmart kommunikation?
Anders berättar att hållbarhetstanken är viktig i kommunen och att den nya telefonilösningen stödjer hållbarhet på olika sätt.
Genom att hålla möten på distans bidrar man till mindre utsläpp av koldioxid. Det är också mer hållbart för kommunens plånbok då man sparar mängder av pengar på bränsle, reskostnader och logi.
– Dessutom är det mer hållbart för den enskilde medarbetaren som slipper stå och frysa på en tågperrong och istället kan vara hemma med familjen, säger Anders.
Telefonilösningen hjälper också kommunen att bli mer tillgänglig och så är det enkelt. Två andra viktiga ledord för Varbergs kommun.
Utmaningar och lärdomar
Övergången till Skype-telefoni blev ett relativt stort projekt för Varbergs kommun. Mycket beroende på att de hoppade på tidigt och var först ut i kommunvärlden.
Till exempel hade de problem med röstbrevlådorna initialt eftersom svenskt språkstöd saknades i början. De valde också att koppla samtalen genom den gamla växeln och vidare in i Skypelösningen (för att kunna backa om något skulle hända) och många problem som uppstod orsakades av den gamla växeln.
I övrigt menar Anders att tekniken inte är något problem. Han menar att det snarare är en ledningsfråga att skapa en smidig förändringsresa, speciellt för stora organisationer.
– Man måste vara ödmjuk inför att förändring tar tid och låta folk få tid på sig att ändra vanor, säger Anders.
4 framgångsfaktorer
Varbergs kommun kunde dra många lärdomar från sin övergång till Skype-telefoni. Här är några av de aspekter som framkom som framgångsfaktorer för ett sådant projekt:
1 Börja med en pilot
Ett pilotprojekt är ett bra sätt att börja eftersom ni får koll på vad som kommer att hända sedan. Varbergs kommun började med en stor pilot för 460 personer. Ett alternativ är att börja med en mycket mindre testgrupp för utvärdering och sedan göra en pilot.
2 Inför nya vanor stegvis
Genom att införa Skype for Business eller Microsoft Teams utan telefoni först så blir medarbetarna förtrogna med programvaran. Steget att anamma de nya vanorna för telefoni blir sedan litet.
3 Förankra i ledningen
Om ledningen är med och stöttar projektet från början så blir det så mycket enklare att göra en smidig och positiv övergång till det nya. När ledare på alla nivåer förstår syftet med projektet och tror på uppdraget, så kan de i sin tur föra vidare förståelsen till sina team.
4 Ge stöd till användarna
Varbergs kommun hade killar och tjejer på plats ute i organisationen på lanseringsdagen. De upplevde att detta hjälpte användarna att snabbt komma igång med det som var nytt i arbetssätten.
Webinar om Teamstelefoni för kommuner
Om du inte redan deltagit i vårt webinar om Teamstelefoni för kommuner, välkommen att anmäla dig här. I webinariet berättar Anders mer ingående om lärdomar från Varbergs kommuns resa från traditionell telefoni till Teams via Skype.
Anders Boustedt driver idag företaget Cover & Move AB och fortsätter att hjälpa bland annat Varbergs kommun i rollen som IT-strateg.
Om Cellip
Cellip hjälper kunder och partners att bli mer framgångsrika genom att tillhandahålla integrerade telefonilösningar till Microsoft Teams.
Hemsida: Cellip.com
Tele: +46 8 55 80 10 00
Partner till Microsoft
