När behoven överskred den gamla telefonväxelns funktionalitet tittade IMH Business School på en rad olika telefoni- och kommunikationslösningar. Enkelheten för användarna och möjligheten att skräddarsy inom standard gjorde att IHM inte valde en traditionell telefonilösning, istället föll valet på telefoni i Microsoft Office 365. Mickael Selander, Teamleader på Digital Management-avdelningen på IHM Business School, berättar om hur beslutet tog form med fokus på medarbetarnas behov.
IHM Business School vill utmana det rådande
IHM Business School ägs och drivs av stiftelsen IHM och erbjuder heltidsutbildningar, kurser och skräddarsydda program för privatpersoner och företag inom affärs-, marknads- och ledarskapsutbildningar.
— IHM drivs av en entreprenörsanda och av att hela tiden utmana gamla sanningar både i sina utbildningar och hur vi arbetar internt. Något som gör mitt jobb extra spännande, berättar Mickael.
På IHM kommunicerar personalen väldigt mycket via mejl och chatt, telefonerna går varma på dagarna med både interna och externa samtal. Telefoni är med andra ord en central kommunikationskanal.
När det gamla inte räcker till
IHM började titta på en ny telefonilösning när den gamla växeln inte längre erbjöd funktioner som medarbetarna efterfrågade. Det var en äldre lösning som leverantören migrerat från fysisk server till molnet, men utan att få den flexibilitet som förväntas av en molnlösning. Växeln behövde bytas ut, kanske inte för att det var något direkt fel på den, utan snarare för att den inte kunde erbjuda smarta funktioner som många förväntar sig idag.
— Det saknades helt enkelt funktioner. Som exempel är vi idag mindre benägna att svara på 08-nummer och det blir viktigt att kunna byta ut numret till ett mobilnummer – något som den gamla växeln inte klarade. Även visning av inkommande nummer var bristfällig och begränsningar i click-to-call-funktionalitet gjorde att den gamla lösningen blivit omodern, berättar Mickael.
Lösningen fanns redan i huset
Digital Management-avdelningen fick i uppdrag att hitta en ny telefoni- och växellösning och Mickael började tillsammans med sitt team att skanna av marknaden. En rad leverantörer med egenutvecklade lösningar undersöktes. Att införa en växel med softphones som ska installeras och underhållas var inte så lockande. Valet föll på en leverantör som kunde erbjuda sina tjänster i en lösning som redan fanns i huset.
IHM är mycket vana användare av Microsoft Office-programmen och har under senare tid flyttat till molnet och Office 365. I Microsoft Office 365 använder IHM, utöver de vanliga Office-programmen, samarbetsverktyg som SharePoint och OneDrive. Digital management använder OneNote för mötesanteckningar och all dokumentation vilket skapat en användbar kunskapsdatabas. Dessutom används Skype for Business för digitala möten. Med filer och samarbete i molnet blev integrationen med Skype sömlös och där fanns också svaret på telefonilösningen.
— I Skype for Business fanns den funktionalitet vi efterfrågade, i ett användarvänligt gränssnitt som alla redan var inarbetade på. Vi upptäckte att vi kunde kunna koppla ihop Skype med telefonin och därigenom jobba smartare.
Implementeringen av telefoni i Office 365 börjar som ett pilotprojekt
Digital Management drog i gång ett mindre pilotprojekt där man bjöd in personer från verksamheten för att utvärdera både funktionalitet och användbarhet. En av fördelarna med att köra telefoni via Skype for Business är möjligheten att skräddarsy systemet inom standard för att svara mot unika behov. IHM kan i stor utsträckning hantera konfigurering internt utan att behöva luta sig mot dyra konsulter.
— Office 365 och Skype for Business är stabila och bygger på en välkänd plattform vilket också bygger förtroende hos användarna. Redan under pilotprojektet visade fler avdelningar intresse för att testa telefoni i Skype. Inom kort kommer vi att testa telefoni i Teams för att säkra upp att även det mappar mot användarnas behov.
Office 365 framtidssäkrar och öppnar upp för nya funktioner
I och med den stundande övergången till Microsoft Teams så kommer det finnas stora möjligheter att samordna all form av kommunikation till en gemensam plattform vilket på sikt kommer ge IHM stora fördelar. Gränssnittet är överskådligt och enkelt för användarna, det blir lättare att implementera nya verktyg och uppgraderingar kommer att göras automatiskt.
— Vi arbetar nu på en plan för att rulla ut Teams och den nya telefonilösningen till fler avdelningar. När Skype släcks ner och allt går upp i Teams finns allt i en applikation vilket förenklar oerhört. Idag chattar vi mer än vi mejlar och med all kommunikation på ett ställe blir samarbetet och kommunikationen smidigare för användarna, säger Mickael.
Testa först och glöm inte tillbehören för bästa användarupplevelse
Några avslutande råd från Mickael till andra företag som planerar eller redan är igång med telefoni i Office 365, eller Teams telefoni:
— Hitta en avdelning som är nyfiken, har behov som en ny lösning svarar mot. Börja med en pilot för att testa både funktion och handhavande. Glöm heller inte tillbehören. Köp inte billiga headset utan satsa på Certifierade headset för att undvika bekymmer med till exempel rundgång. Det är absolut värt pengarna. Jag garanterar att det blir en intressant resa med utvecklingspotential och spännande möjligheter, avslutar Mickael.
Är du intresserad av att veta mer om telefoni i Office 365? Anmäl dig gärna till vårt webinar med Andreas Adolfsson om hur du kan kommunicera effektivare och smartare med telefoni i Skype och i Teams. Eller kontakta oss direkt om du vill veta mer om Cellip och moderna IT- och telefonilösningar.
Om Cellip
Cellip hjälper kunder och partners att bli mer framgångsrika genom att tillhandahålla integrerade telefonilösningar till Microsoft Teams.
Hemsida: Cellip.com
Tele: +46 8 55 80 10 00
Partner till Microsoft
